Федеральное государственное бюджетное учреждение науки
 ИНСТИТУТ БИОЛОГИИ РАЗВИТИЯ им. Н.К. Кольцова РАН
Koltzov Institute of Developmental Biology of Russian Academy of Sciences

Реализация проектов РНФ

Оформление заявки

Перед подачей заявки на конкурс РНФ следует внимательно ознакомиться с конкурсной документацией. Заявки с нарушениями требований конкурсной документации рассмотрению не подлежат. На один конкурс от одного руководителя может быть подана только одна заявка.

Заявки на участие в конкурсе РНФ принимаются в электронном виде через информационную систему ИАС РНФ


О планах отправить заявку на конкурс РНФ следует заранее уведомить координатора ИБР по проектам РНФ
О.В. Бойко (olga.boiko@idbras.ru), указав ФИО руководителя и основных исполнителей (при их наличии).

Все основные исполнители проекта должны пройти регистрацию на сайте ИАС, каждый из основных исполнителей проекта подтверждает в ИАС участие в проекте.

Учетная запись в ИАС – адрес вашей эл. почты, указанный в анкете пользователя.

Членом научного коллектива проекта не может являться ученый, в любом качестве принимающий участие в реализации двух или более проектов, поддерживаемых РНФ, на момент вхождения его в состав исполнителей проекта, победившего в конкурсе.

Руководитель проекта и основные исполнители распечатывают из личных кабинетов форму согласия на обработку персональных данных, заполняют ее от руки, подписывают и размещают сканы согласий в личном кабинете. При участии ученого в проектах разных организаций согласие оформляется для каждой организации, в личном кабинете в ИАС размещаются все согласия одним файлом.

Смета расходов в заявке носит индикативный характер и может затем пересматриваться. В соглашении она будет зафиксирована согласно заявке.

Обязательно уведомление координатора о регистрации заявки в системе ИАС РНФ – сразу после ее регистрации.

Для подписания заявки в системе ИАС РНФ координатором необходимо предоставить ему подлинники подписанных согласий на обработку персональных данных руководителя и основных исполнителей проекта, сканы которых загружены в личные кабинеты.

Координатор подписывает заявку от имени организации электронной подписью, тем самым направляя заявку на обработку в Фонд.

Бумажный экземпляр заявки предоставляется в Фонд в случае победы в конкурсе вместе с заключаемым соглашением.


Заключение соглашения


Руководителю проекта необходимо внимательно изучить

1. конкурсную документацию своего проекта,

2. проект соглашения,

3. правила реализации проектов РНФ


В РНФ в случае победы в конкурсе в печатном виде подают заявку (1 экз.) и грантовое соглашение (3 экз.). Подписанное соглашение предоставляется в РНФ в течение 15 рабочих дней с даты его появления в ИАС.

Если соглашение подписывает не руководитель организации, а и.о. директора, то в качестве документа-основания в первом абзаце соглашения указывается приказ о его назначении, копия документа прикрепляется на сайте к соглашению.

Соглашение станет доступно руководителю проекта после заполнения информации об участниках проекта, которых вы планируете включить в приказ о научном коллективе (список необязательно совпадает с заявкой, число исполнителей обязательно совпадает с заявкой). Пришлите координатору по проектам РНФ (olga.boiko@idbras.ru) ФИО членов научного коллектива, месяц и год рождения каждого, отметив основных исполнителей (при их наличии, не более 3).

Подлинники собственноручно подписанных согласий на обработку персональных данных руководителя проекта и основных исполнителей должны быть сданы координатору.

Соглашение следует распечатать в 3х экземплярах и скрепить степлером, прошивать его не надо. Дату на титульной странице, а также в шапках приложений не ставить. Подписать у координатора, а затем у директора Института. Проставить печати.

Заявку надо распечатать в 1 экземпляре, включая доп. материалы к ней, подписать все формы, прошнуровать и скрепить печатью. Дата подписания заявки должна соответствовать дате ее регистрации в ИАС.

В конверт запечатывают: три экземпляра соглашения, заявку, экземпляр приказа, на основании которого подписывалось соглашение (если его подписывал не директор Института), в проектах молодых исследователей - заверенную копию диплома кандидата наук. Документы отвозятся в РНФ (ул. Солянка 14, стр. 3, ящик РНФ при входе справа) не позднее чем в течение 15 рабочих дней с даты появления соглашения в ИАС РНФ.

Руководитель проекта может отслеживать статус соглашения в личном кабинете ИАС РНФ, в том числе его отправку на доработку при некорректном оформлении документов.

Подписанным соглашением считается документ, у которого в карточке руководителя проекта в ИАС РНФ указан статус: «соглашение подписано» и дата подписания. Подписанные документы РНФ отправляет в организацию почтовым сообщением.

После подписания соглашения обеими сторонами в отдел кадров необходимо предоставить служебную записку:

с просьбой о предоставлении помещений для выполнения работ по гранту,

о назначении руководителя,

о составе научного коллектива,

о вспомогательном составе (при наличии).

Приказ о формировании научного коллектива оформляется только после подписания соглашения обеими сторонами!

Полную информацию о членах научного коллектива для внесения в ИАС пришлите координатору.


Информация о членах научного коллектива

После оформления в отделе кадров приказа о составе научного коллектива следует предоставить координатору по проектам РНФ (olga.boiko@idbras.ru) полную информацию о членах научного коллектива для внесения в ИАС:


1. ФИО

2. Должность (при наличии трудового договора с организацией)

3. Ученая степень

4. Являлся на момент подписания соглашения работником организации: да/нет

5. Статус:

  студент очной формы обучения

  аспирант очной формы обучения

  исследователь в возрасте до 39 лет (включительно)

  российский ученый

6. Форма отношений с организацией:

Трудовой договор

  а) по основному месту работы (указывается в случае, если у члена научного коллектива основное место работы в организации и единственная трудовая функция)

  б) работы выполняются по совмещению профессий (должностей) (ст. 60.2 ТК РФ): (организацией составлено дополнительное соглашение к уже имеющемуся трудовому договору в части выполнения дополнительной работы, при этом: работник не освобождается от основной работы, предусмотренной трудовым договором; дополнительная работа выполняется за дополнительную плату; получено письменное согласие работника на выполнение дополнительной работы; дополнительная работа выполняется в пределах рабочего времени, установленного по основной работе.

  в) по внутреннему совместительству (ст. 282 ТК РФ): доля ставки

  г) по внешнему совместительству (ст. 282 ТК РФ): доля ставки

  д) дистанционный трудовой договор (ст. 312.1 ТК РФ): доля ставки

Гражданско-правовой договор

7. Реквизиты документа о включении в состав научного коллектива (Приказ №, дата)

8. В процессе реализации проекта в случае включения/исключения исследователя из состава научного коллектива следует уведомить об этом координатора в течение 20 рабочих дней с предоставлением реквизитов приказа.

9. В случае внесения изменений в составе коллектива в ходе реализации проекта новые основные исполнители проекта предоставляют оригиналы согласия на обработку персональных данных координатору.

10. Руководитель проекта гарантирует, что:

   Все указанные в приказе о создании научного коллектива лица участвуют не более чем в 2 научных коллективах РНФ и в случае последующего включения в третий научный коллектив будут предварительно исключены из состава данного коллектива;

   В случае увольнения члена научного коллектива или вспомогательного персонала, соответствующее лицо будет исключено из состава коллектива;

   В течение реализации проекта состав коллектива будет удовлетворять требованиям соглашения, в т.ч. по доле молодых ученых;

   Каждый член научного коллектива в течение срока его включения в коллектив будет получать вознаграждение из средств проекта не менее чем 1 раз за каждый год реализации проекта (отчетный период с 1 января по 31 декабря или с 1 июля по 30 июня в зависимости от условий соглашения).



Регистрация проектов РНФ в ЕГИСУ НИОКТР (gisnauka.ru)

Регистрация проекта должна быть проведена в течение 30-дневного срока после начала работы.

Предоставляемые сведения:

  1. ФИО и должность руководителя проекта

  2. Тема

  3. Аннотация

  4. Номер проекта

  5. Научный задел

  6. УДК

  7. Ключевые слова

  8. Планируемый объём финансирования, тыс. руб. (за весь срок)

  9. Дата начала работы (дата подписания соглашения) и дата окончания проекта (по соглашению: 31.12…. или 30.06….)

  10. Уровень готовности технологий (Наименование результата, описание результата, уровень готовности технологий)

  11. Скан Соглашения, pdf

  12. Скан Приложения 1 Соглашения (План работ научного исследования), pdf



Научный отчет

Срок подачи научных отчетов в РНФ до 15 декабря / 15 мая.

1. Формирование отчетных форм в ИАС.

2. Продолжающиеся научные отчеты подписываются координатором в электронном виде. Следует своевременно уведомить координатора (olga.boiko@idbras.ru) о готовности отчета в системе ИАС РНФ – сразу после его регистрации.

Для подписания отчета необходимо представить оригиналы собственноручно подписанных согласий на обработку персональных данных руководителя проекта и основных исполнителей (если во время исполнения проекта произошла замена руководителя или основного исполнителя), сканированные копии которых были загружены в личные кабинеты.

3. Итоговые научные отчеты подаются в бумажном виде. К отчету прилагаются копии первой страницы публикации (с выходными данными) и страницы со ссылкой на поддержку от РНФ. При выступлении с докладом (устным или стендовым) по результатам проведенных исследований по проекту РНФ на конференции (симпозиуме) обязательно должна быть ссылка на грант РНФ в материалах презентации (тезисах доклада). Презентации и тезисы прилагаются к отчету. Для последующей работы с проверяющей отчеты организацией следует иметь готовыми ссылки на материалы и программы конференций, на которых были представлены результаты работы по проекту РНФ.



Порядок оформления финансового отчета по проекту РНФ

Отчеты о целевом использовании средств гранта подаются в бумажном виде.

Срок подачи финансовых отчетов в РНФ - до 1 февраля / 5 июля.

Формы зимних финансовых отчетов открываются после январских праздников.


Алгоритм действий:

1. Получить заверенные копии всех приказов о создании научного коллектива и изменении его состава в отделе кадров (за все время).

2. Отсканировать полученные копии приказов, сохранить их одним файлом и выслать координатору по проектам РНФ (olga.boiko@idbras.ru) для внесения в формы отчета.

Подготовить список: суммы вознаграждения со всеми начислениями каждому члену научного коллектива. Если у члена коллектива изменился статус по возрасту (40 лет), сумма вознаграждения разбивается на две части (до изменения статуса, в том числе в месяц, когда он изменился; и после изменения). Все суммы в отчете приводятся в тыс. рублей, без разделителей, с тремя знаками после точки.

3. Итоговая смета проходит обязательное согласование в бухгалтерии.

При наличии остатка средств гранта, неизрасходованного в отчетный период, требуется указать полную сумму остатка в рублях и копейках и обосновать его наличие с указанием классификации расходов на следующий год.

4. Расшифруйте иные расходы, указанные в пункте 5.

Приводится классификация иных затрат - расходы на командировки, связанные с выполнением проекта или представлением результатов проекта, оплату услуг связи, транспортных услуг, иное. Для каждого расхода/командировки указывается сумма расходов.

Для каждой командировки указывается командируемый и цель командирования, ссылки на программу мероприятия и текст доклада на сайте конференции (при наличии, для выступления с докладом), для длительных (более 7 дней) командировок, а также командировок, связанных с выполнением научно-исследовательских работ, указывается краткое обоснование их длительности (расчет трудодней, запланированные и полученные результаты (в т.ч. содержащие оцениваемые параметры).

Приводится перечень договоров услуг с указанием предмета и суммы каждого договора, при наличии указываются предусмотренные техническим заданием оцениваемые параметры (технические характеристики), повлиявшие на стоимость договора.

Для услуг по подготовке и публикации статей – ссылка на соответствующую публикацию.

Для почтовых услуг – предмет услуг и адресат.

5. Формы финансовых отчетов заполняются в системе ИАС из кабинета координатора по проектам РНФ. Дату и время необходимо согласовать.

6. Печать отчета в 1 экз. (второй, информационный - в бухгалтерию). Подписание руководителем проекта и координатором.

7. Прошивание бумажного отчета, отправляемого в РНФ, с приложенными копиями приказов о составе научного коллектива.

8. Передача экземпляра отчета для визирования директором Института (не позднее чем за 2 рабочих дня до дедлайна).

9. Доставка отчета в РНФ по адресу ул. Солянка, 14 стр. 3. Ящик для корреспонденции РНФ справа при входе.


При мониторинге результатов выполнения условий грантовых соглашений за 2023 год были выявлены случаи несоблюдения основных пунктов соглашения:


1.Несоблюдение доли вознаграждения молодым исследователям, включенным в состав коллектива, т.е. выявлено нецелевое использование средств гранта. Если в соглашении прописано, что оно должно составлять не менее 35%, следует умножить общую сумму вознаграждения всем членам коллектива (со всеми начислениями, а не получаемые на руки денежные средства) на 0,35. Ни про какие привязки к ставке по занимаемой должности речи в соглашении нет. Речь о 35% от общей суммы вознаграждения. Лучше заранее заложить на эту статью более 35%, чем потом заниматься возвратом полученных средств за прошлый год.

Надо помнить, что в отчетах предусмотрен финансовый пересчет при переходе члена коллектива в другую возрастную категорию. Если количество молодых исследователей изменилось, следует вводить в коллектив нового молодого участника. 50% состава должно быть до 39 лет.

2. Осуществление выплат не всем членам коллектива. Вознаграждение за выполненную работу по реализации гранта должен ежегодно получать каждый член коллектива.

3. Оплата публикаций. Потребуется предоставить статьи. Обязательна ссылка на финансирование из средств РНФ. Если большая часть соавторов не являются членами коллектива по проекту – оплата публикации должна быть проведена из разных источников.

4. Участие в конференции без доклада. Втроем на одну конференцию ехать нельзя, даже если вы являетесь соавторами доклада. На конференцию едет только докладчик. В тезисах обязательна ссылка на грант. РНФ рекомендует вводить в документооборот отчет о командировке с приложением тезисов доклада и/или распечатанного постера или презентации к устному докладу со ссылкой на финансовую поддержку РНФ. Если в тезисах указаны иные источники финансирования (включая ГЗ), компенсация осуществляется из нескольких источников. Иначе возможно решение РНФ о возврате полной суммы за командировку.

5. Работа в командировке помимо участия в конференции. Нельзя превышать сроки проведения конференции. Если конференция совпала с поездкой на сбор материала или переговорами с коллегами по научной работе о дальнейшем сотрудничестве, консультациями с коллегами как по тематике проекта, так и другим вопросам, командировка на конференцию оплачивается согласно датам проведения конференции. Финансирование дополнительных дней (включая суточные и проживание) должно осуществляться из иных источников.

6. Обратите внимание на возможные ошибки в Форме 6.1 финансового отчета: в первом столбце, где выставляется остаток средств с предыдущего года, остаток не может превышать цифру во втором столбце по горизонтали.

По запросу от проверяющей организации мы предоставляли копии всех статей с указанием источника финансирования, тезисы докладов с указанием источника финансирования, материалы и программы конференций (будьте готовы их предоставить), расписывали расходы на командировки с уточнением по графам, предоставляли приказы и авансовые отчеты, давали пояснения к отчетным сметам.

Обратите внимание, что в конкурсной документации по проектам ОНГ прописано, что общий размер ежегодного вознаграждения члена научного коллектива не должен превышать 30% от суммы ежегодного вознаграждения всем членам научного коллектива.

При неудовлетворительном завершении реализации проекта (запланированные результаты и/или показатели эффективности по проекту не были достигнуты) экспертный совет дает отрицательную оценку итоговому научному отчету. В течение последующих трех лет с момента принятия этого решения руководитель проекта лишается права на участие в заявках, подаваемых на конкурсы, объявляемые Фондом, в качестве руководителя или основного исполнителя, а также не может быть привлечен к работе экспертных советов Фонда в качестве эксперта.


Поделиться ссылкой: